• Guía
• RAMPA Sistemas Administrativos
• Lectura de 6 minutos

KYC son las siglas de Know Your Customer, que en México se traduce como «Conoce a tu Cliente». Detrás de esas tres letras hay una obligación legal concreta: antes de hacer negocio con alguien, usted debe saber quién es, a qué se dedica y de dónde sale su dinero.

No es una buena práctica, es una obligación

Mucha gente asume que el KYC es un estándar internacional recomendable pero opcional. No lo es. El artículo 18, fracción I, de la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita, conocida como ley antilavado, obliga a quienes realizan actividades vulnerables a identificar y conocer de manera directa a sus clientes y usuarios.

La palabra «directa» importa. No basta con que un tercero le diga quién es el cliente, ni con archivar una copia de credencial que alguien le envió por mensaje. La identificación tiene que hacerla usted, con documentos que pueda sustentar ante una visita de verificación.

Qué debe contener el expediente

El expediente cambia según con quién esté tratando, pero hay una base común.

Para una persona física necesita sus datos de identificación, la identificación oficial vigente con la que los acredita, su clave del Registro Federal de Contribuyentes o su CURP, su domicilio y, cuando exista una relación de negocios, información sobre su actividad u ocupación. Esto último no es un trámite: la fracción II del artículo 18 lo exige expresamente, y es lo que después le permite juzgar si una operación es congruente con el perfil de esa persona.

Para una persona moral necesita además el acta constitutiva y sus modificaciones, el poder de quien la representa, y la identificación de ese representante. Aquí es donde se concentran la mayoría de los expedientes incompletos que se encuentran en una revisión.

Para un fideicomiso necesita el contrato y la identificación de quienes intervienen en él.

El beneficiario controlador: lo que más se pasa por alto

La fracción III del artículo 18 obliga a recabar la documentación para identificar al beneficiario controlador, definido en el artículo 3 de la ley como la persona física, o el grupo de personas físicas, que en última instancia obtiene el beneficio de la operación o ejerce el control sobre ella.

La idea es simple y es el corazón de todo el sistema: detrás de cualquier sociedad, por compleja que sea su estructura, siempre hay personas de carne y hueso que se benefician. El lavado de dinero se esconde precisamente en las cadenas societarias que ocultan a esas personas.

En la práctica esto significa que cuando su cliente es una empresa, identificar al representante legal no es suficiente. Hay que subir por la estructura accionaria hasta llegar a las personas físicas que la controlan. La reforma de 2025 reforzó este punto con los artículos 33 Bis, 33 Ter y 33 Quáter, que obligan a las sociedades mercantiles a identificar y registrar a su beneficiario controlador.

Diez años de conservación

La fracción IV del artículo 18 obliga a custodiar y proteger la información y la documentación por al menos diez años. Antes de la reforma el plazo era de cinco.

Ese cambio tiene una consecuencia práctica que conviene dimensionar: si su expediente vive en carpetas de papel o en archivos sueltos en una computadora, mantenerlo íntegro, localizable y protegido durante una década es un problema real. La ley además exige protegerlo, lo que implica control de accesos y respaldos, no solo guardarlo.

Errores que se repiten

Estos son los que aparecen una y otra vez en las revisiones:

• Identificar solo al firmante. Se archiva la credencial de quien firma y se da por cerrado el expediente, sin llegar al beneficiario controlador.
• Documentos vencidos. La identificación tenía vigencia cuando se recabó, pero el expediente nunca se actualizó.
• Copias ilegibles. Un documento que no se puede leer no acredita nada ante una visita de verificación.
• No preguntar la actividad u ocupación. Sin ese dato es imposible sostener después que una operación era congruente con el perfil del cliente.
• Expedientes dispersos. Parte en papel, parte en correo, parte en una carpeta compartida. Cuando llega el requerimiento, armarlo toma semanas.

Por qué conviene resolverlo antes y no después

El expediente de identificación es la base sobre la que se apoya todo lo demás: la evaluación de riesgo del cliente, el monitoreo de sus operaciones y la decisión de presentar o no un aviso. Si la base está mal, todo lo que se construya encima también lo estará.

Y hay una razón de fondo más allá del cumplimiento: conocer bien a quién le está vendiendo o prestando dinero es, antes que una obligación legal, una buena decisión de negocio.